Module

Arbeitsbereiche, eine Navigation.

Sechs Kernmodule im Detail. Weitere Bereiche kompakt – freigeschaltet nach Organisation und Lizenz.

Kernmodule

So arbeiten die führenden Akten.

Führende Akte

Immobilien

Die Immobilie ist die führende Fachakte. Stammdaten, interne Referenz, Kostenstelle und KTR stehen oben. Wohnungen, Zähler, Verträge, Tickets, Dokumente und das Inventar vor Ort gehören zur selben Akte – ohne Doppelpflege.

Übersicht, Karte, Archiv und Bereiche in einer Navigation.
Kostenstelle für spätere Lagerübergaben und Auswertungen.
Verknüpfte Verträge, Tickets, Dokumente und Fristen in der Akte.
Inventar vor Ort: Stückzahl, Kostenstelle und Übergabedatum.

Immobilienübersicht mit Status, Ort und interner Kennung.

Objektakte mit Stamm, Kostenstelle und verknüpften Vorgängen.

Laufzeit und Frist

Verträge

Verträge liegen nicht lose in Ordnern. Jeder Satz hat eine Art, einen Status, Laufzeiten, Beträge und optional einen Objektbezug. Anbieter und Kreditoren werden einmal gepflegt. Kündigungsfristen erscheinen automatisch im Fristenmodul.

Arten für Miete, Energie, Versicherung, IT, Wartung, Fahrzeuge und Einkauf.
Anbieterstamm mit Angaben für die Buchhaltung.
Kündigungsmanager mit vorbereitetem Schreiben.
Fristen und Dokumente hängen am Vertrag, nicht daneben.

Vertragsliste mit Art, Status, Laufzeit und Objektbezug.

Anliegen als Vorgang

HelpDesk

Anliegen werden als Vorgang erfasst, priorisiert und einer Akte zugeordnet. Das Board zeigt den Bearbeitungsstand. Ein Ticket kann an Immobilie, Vertrag, Fahrzeug oder Lagerartikel hängen.

Board mit Status, Priorität und Fälligkeit.
Zuordnung zu mehreren Fachobjekten.
Dokumente und Verlauf am Vorgang.
Überfällige Punkte erscheinen in Fristen und auf dem Arbeitsplatz.

HelpDesk-Board mit offenen, laufenden und wartenden Vorgängen.

Ablage in der Akte

Dokumente

Unterlagen gehören zur Akte, nicht zum persönlichen Download-Ordner. Typ, Dateiname und Verknüpfung sind sichtbar. Die Vorschau bleibt im System, inklusive Drucken und PDF-Download.

Zentrale Liste mit Typ und Zuordnung.
Verknüpfung zu Immobilie, Vertrag, Ticket, Fahrzeug oder Artikel.
Dokumenttypen in den Einstellungen pflegbar.
Nachvollziehbarer Upload mit Konto und Zeitpunkt.

Dokumentenübersicht mit Typ und Bezug zur Fachakte.

Bestand und Bewegung

Lager

Ein Artikel wird einmal angelegt. Der Wareneingang kommt über den Einkauf. Später kann derselbe Artikel an eine Immobilie übergeben werden – zum Beispiel die Matratze aus dem Zentrallager ins Wohnheim. Die Bewegung zeigt Immobilie und Kostenstelle. Der Bestand vor Ort steht in der Objektakte.

Stammdaten, Lagerorte und Artikelarten Verbrauch oder Gerät.
Einkauf als einziger Wareneingang, mit Rechnung und Kontierung.
Ausgabe, Rückgabe und Korrektur als sichtbare Bewegung.
Übergabe an Immobilie bucht auf deren Kostenstelle.
Inventur gleicht Soll und Ist ab. Geräte führen Seriennummern.

Lagerübersicht mit Bestand, Mindestmenge und Lagerort.

Bewegungen mit Objektbezug und Kostenstelle.

Eine Sicht für alle Termine

Fristen und Kalender

Termine kommen aus Verträgen, Tickets, Fahrzeugen, Lager, Aufgaben und eigenen Fristen. Die Liste priorisiert überfällige und nahe Termine. Der Kalender zeigt denselben Bestand in der Monatssicht.

Eine Sicht für alle relevanten Fälligkeiten.
Sprung direkt in die betroffene Akte.
Eigene Fristen mit Art, Notiz und Objektbezug.
Kalender für Planung im Team.

Fristenliste mit Kritikalität und Bezug.

Kalender derselben Termine, ohne zweite Datenpflege.

Weitere Module

Fuhrpark, Buchungen, Aufgaben und mehr.

Fahrzeuge und Prüftermine

Fuhrpark

Fahrzeuge stehen mit Kennzeichen, HU/AU und Wartung in einer Liste. Termine innerhalb von 30 Tagen werden hervorgehoben und erscheinen im Fristenkalender. Unterlagen und Verträge bleiben am Fahrzeug.

Räume, Fahrzeuge, Geräte

Buchungsmanager

Freigaben und verbindliche Buchungen laufen im selben Rahmen. Räume, Fahrzeuge und einzelne Geräte lassen sich für Zeiträume reservieren – mit Zweck, Notiz und nachvollziehbarem Status.

Kurze Arbeit neben der Akte

Aufgaben

Aufgaben sind die kurze Arbeit neben der Akte. Zuständigkeit, Priorität und Modulbezug bleiben sichtbar. Erledigte Punkte verschwinden aus der persönlichen Tagesliste auf dem Arbeitsplatz.

Eingänge mit Ergebnis

Anfragen, Beschwerden, Gremien

Eingänge, die kein klassisches Ticket sind, laufen in eigenen Vorgängen. Anfragen, Beschwerden und MAV-/Betriebsratsarbeit teilen denselben Rahmen: Status, Frist, Ergebnis und Objektbezug.

Sicherheit

Rechte, die zur Organisation passen.

Hosting in der EU

Betrieb auf eigener Infrastruktur in Deutschland. Backups und Updates gehören zum laufenden Betrieb.

Zugangsschutz

Rollenmodell, Audit-Log, Passkeys und optionale Zwei-Faktor-Anmeldung für organisationsbezogene Konten.

Auftragsverarbeitung

Vertragliche Grundlage und getrennte Mandantenumgebungen. Support unter support@mery.pro.

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